E-mail marketing: una strategia aziendale sempre più usata 

Sempre più aziende scelgono di utilizzare l’email marketing per aggiornare clienti e potenziali clienti, con l’obiettivo di favorire il dialogo e rafforzare il legame con il proprio brand.

Tuttavia, questa strategia di comunicazione, richiede particolare attenzione sul fronte della protezione dei dati personali, per evitare di incorrere in sanzioni legate alla mancata conformità al Regolamento UE 679/2016 (GDPR) .

Informativa sulla privacy per l’email marketing a prova di GDPR

Prima di raccogliere qualsiasi dato personale, è fondamentale fornire all’interessato  l’informativa sulla  Privacy, come previsto dall’articolo 13 del GDPR. In questo documento devono essere chiaramente indicati:

• I dati del Titolare del trattamento.
• Le modalità del trattamento dei dati.
• Le finalità (ad esempio: iscrizione alla newsletter).
• La base giuridica del trattamento, che può essere il consenso, l’esecuzione di un contratto o un obbligo legale.
• Durata della conservazione dei dati.
• I destinatari e le eventuali categorie di dati trattati.
• I diritti dell’interessato e le modalità per esercitarli.
• Sono recapito dal Titolare e, se nominato, dal Responsabile della Protezione dei Dati (DPO).
• L’eventuale trasferimento dei dati all’estero o la cessazione a terze parti.
• Specificare se avviene un trasferimento di dati all’estero o se i dati saranno ceduti a terze parti.

Consenso preventivo dell’interessato dei dati per email marketing 

Il GDPR prevede inoltre che l’utente debba poter revocare facilmente il consenso in qualsiasi momento. 

Nelle newsletter, questa possibilità deve essere chiaramente visibile e di immediata comprensione.

La revoca va gestita tempestivamente dal Titolare del trattamento, che è tenuto a rispondere alla richiesta ea comunicare l’avvenuta cancellazione.

Registro dei consensi per garantire il rispetto del GDPR

Per garantire la tracciabilità e la trasparenza dei consensi raccolti è fondamentale predisporre un registro dei consensi raccolti contenente:

• Data e modalità con cui il consenso è stato espresso.
• Dati del soggetto che lo ha fornito.
• La versione del modulo e dell’informativa privacy al momento della raccolta. 
• L’informativa privacy in vigore quando il consenso è stato raccolto

In conclusione, una campagna di email marketing efficace non può prescindere dal rispetto della normativa privacy. La trasparenza e la corretta gestione dei dati non solo tutelano l’azienda da possibili sanzioni, ma contribuiscono anche a costruire fiducia e credibilità nei confronti dei destinatari.

La nostra consulenza

La nostra divisione privacy si può occupare di verificare, in riferimento allo specifico contesto aziendale, le condizioni per attivare un percorso personalizzato volto all’adeguamento alle disposizioni in materia di privacy.